Coordinateur Administratif et Technique - Mairie de Merignac H/F - 33

Qu'est-ce que l'on attend de vous ?

- Assurer des missions de coordination des moyens techniques, logistiques, humains et financiers ainsi que des missions administratives visant à la création, à la gestion et à la réalisation des projets de la direction de la culture. Assurer le bon fonctionnement de l'accueil et de l'information des personnes. Assurer la mission de régisseur titulaire de la régie d'avance des spectacles de la ville.

- Assister la directrice et les chargés de mission arts vivants, arts visuels et EAC dans la mise en ½uvre de leurs activités sur le plan administratif, budgétaire et logistique.

Votre futur au quotidien :

Vous assurez la coordination, la gestion et le suivi administratif :
- Elaboration et suivi des contrats de cession de droits d'exploitation de spectacles, de monstration d'expositions, de prestations annexes, d'assurances...
- Elaboration et suivi des conventions
- Elaboration et suivi des décisions et des arrêtés municipaux

Vous assurez la coordination, la gestion et le suivi financier :
- Participation à l'élaboration des budgets
- Suivi des moyens budgétaires de la Direction
- Préparation des outils de contrôle de gestion, points d'étapes...
- Demandes de devis
- Gestion des bons de commandes et des factures

Vous assurerez la coordination, la gestion et le suivi technique et logistique :
- Elaboration, en appui du régisseur, des plannings et des road book
- Suivi de la coordination des interventions des techniciens et des régisseurs (planning et conditions d'interventions)
- Gestion et suivi de l'organisation logistique des projets : transports, hébergements, repas...
- Appui administratif du régisseur dans le suivi des tableaux de bord
- Appui du régisseur dans l'élaboration et le suivi des demandes techniques et logistiques
- Présence sur des temps de spectacle et d'expositions (accueil logistique des artistes, accueil et information du public...)

Accueil et secrétariat :
- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs, les visiteurs, les usagers...
- Assurer l'accueil téléphonique, le filtrage et la transmission des messages
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes.
- Classer les documents (papier et électronique) selon l'organisation interne
- Assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives des documents en fonction d'un plan de classement
- Exploiter et mettre à jour des fichiers de données
- Assurer les achats de fournitures, de services et de travaux et les relations avec les fournisseurs nécessaires au fonctionnement de la direction