Gestionnaire de Scolarité H/F - 33

L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.Le collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l'environnement socio-économique.
Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l'offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.
Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
Les étudiants bénéficient d'enseignements de pointe adossés à la recherche.
Résolument tourné vers l'international, le collège est un acteur majeur de son territoire et un vecteur d'attractivité de l'université de Bordeaux.

La faculté de droit et science politique propose des parcours de formation diversifiés préparant à l'ensemble des métiers du droit : capacité en droit, diplômes d'université, licences et masters (86 années d'études).

Elle accueille près de 9000 étudiants aussi bien en formation initiale qu'en formation continue

La faculté, est composée d'un pôle scolarité, d'un pôle professionnalisation et d'un bureau communication. Au sein du pôle scolarité le bureau licence comprend 5 personnes.

Missions :

- Assurer la gestion d'environ 600 conventions de stage pour les licences en droit

- Assurer la gestion des déplacements (OM et liquidation des états de frais de déplacements) dans le cadre des missions des enseignants des filières droit français-droit anglais, droit français-droit espagnol, franco-allemande et licence internationale à Vilnius

- Assurer la gestion de l'aménagement des IP, TD et des examens pour les étudiants de la licence à besoin spécifique en collaboration avec le service PHASE.

- Aider le chef de bureau dans la vérification du positionnement et des incompatibilités des 700 groupes de TD sur Apogée et Hyperplanning

- Assurer le suivi du tutorat tout au long de l'année en liaison avec le directeur de la licence.

- Assurer la mise en place du monitorat entre les deux sessions d'examen

- Assurer la gestion des étudiants en capacité en droit depuis les inscriptions pédagogiques, la mise en place des examens et la diffusion des résultats

Activités principales :

- Saisie des inscriptions pédagogiques, affectation en TD des étudiants bénéficiant d'aménagement

- Demande et mise en forme des sujets, édition liste d'appel, préparation chemises épreuves et enveloppe retour copies, lecture optique, maquettage procès-verbaux et relevés de notes, appels, lancement des calculs, envoi convocation surveillances aux enseignants

- Réalisation et mise en ligne des annales de sujets, archivage des copies et des dossiers

- Liaison enseignants/ professionnels / étudiants.

- Établissement des ordres de mission, réservation billets d'avion, établissement des états de frais de déplacement, suivi de la ligne budgétaire licence

Contexte et spécificités du poste : disponibilité lors de la période des examens.

Compétences opérationnelles et techniques :

- Utiliser les outils spécifiques à l'activité et les outils bureautiques

- Savoir rendre compte

- Avoir un bon relationnel et une bonne qualité d'expression écrite et orale

- Savoir accueillir les populations concernées et prendre des messages

Logiciels et/ou outils nécessaires (en lien avec les compétences opérationnelles et techniques) :

- Apogee

- Excell

- GFC Dépenses Mission

Compétences comportementales :

- Savoir s'organiser

- Savoir travailler en équipe