Technicien en Formation Continue H/F - Universite Bordeaux Montaigne Bordeaux I

Le Pôle Formation tout au long la vie comprend trois bureaux : un bureau dédié à la reprise d'études et la validation des acquis, un bureau dédié à la gestion du Diplôme d'accès aux études Universitaires (DAEU) et un centre de bilans de compétences.
Le bureau dédié à la reprise d'études a besoin de remplacer sa gestionnaire pour raison de mutation. Le/ la nouvelle gestionnaire travaillera sous la responsabilité directe de la responsable du Pôle pour l'accueil et le suivi des 100 stagiaires/an en reprise d'études.

Missions :

Accueillir et informer les publics en amont de la formation (mails, téléphone, présentiel) et assurer le montage des dossiers de financement, délivrer les devis selon les tarifs votés et les calendriers de formation en lien avec les équipes pédagogiques.
Assurer la rédaction des contrats de formation continue et les encaissements ainsi que le suivi des inscriptions dans les Systèmes d'Information en lien avec la scolarité.
Assurer le suivi de l'assiduité (en cours de formation) et la déclaration mensuelle auprès des organismes financeurs (France Travail, Régions, OPCOs,.).
Préparer la facturation en lien avec la responsable financière du Pôle et le Service Recettes et Recouvrements (SREC) de l'agence comptable.
Assurer la préparation de l'année N+1 dont le suivi des dossiers de validation des acquis professionnels (VAPP) (e-candidat)
Assurer le suivi administratif des dossiers dans le respect de la règlementation et de la démarche Qualité.

Mission 1 : Accueil et information des publics
- Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)
- Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service
- Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans le domaine de spécialité, constituer des dossiers documentaires et guider les publics dans leur recherche

Mission 2 : Gestion de dossiers de formation continue
- Assurer le montage des dossiers de financements individuels (devis, plannings, conventions)
- Assurer le lien avec la Direction de la formation et des enseignements (DIFE) pour le suivi des inscriptions et des statuts dans les SI
- Procéder au traitement des dossiers d'admission VAPP en respectant les procédures pour la validation des dossiers (e-candidat) et transmettre aux UFR
- Suivre les inscriptions des stagiaires FC et préparer les contrats de formation individuels et/ou conventions
- Appliquer les tarifs votés pour la reprise d'études en L LP Masters et DU et faire le lien avec la responsable financière pour les encaissements
- Assurer le suivi de l'assiduité en lien avec les UFR et produire les attestations et déclarations mensuelles via les outils dédiés (plateformes externes des financeurs)
- Préparer les éléments pour la facturation (une à deux fois par an) pour les dossiers des stagiaires financés par un organisme tiers

Mission 3 : Référent(e) e-candidat du Pôle
- Participer à la préparation des documents et supports pour les campagnes d'admission avec la responsable du Pôle
- Appuyer les gestionnaires du Pôle (VAE DAEU et DUs) pour le paramétrage des campagnes annuelles

Experience: Débutant accepté

Compétences: Garantir un suivi administratif,Ecouter et analyser les demandes de formation ,Connaissance des fondamentaux de la formation pro,Rédiger des documents simples d'information ,Technique d'élaboration de documents,Techniques de communication,Connaissance du fonctionnement de l'université ,Culture internet,Connaissance des publics et de leurs besoins ,Environnement et réseaux professionnels,Technique d'accueil téléphonique et physique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Bilan de compétences